Gäller från och med 2026-08-19
1. Om Wellstep
Wellstep ägs och drivs av Wellstep AB, org.nr 559322-5187, Göteborgsvägen 46, 431 37 Mölndal.
Wellstep tillhandahåller digitala tjänster inom friskvård, hälsa och medarbetarengagemang till företag och organisationer, bland annat hälsoutmaningar, abonnemanget Wellstep365 och tillvalet Wellstep Engage.
2. Allmänt om begreppen
Personuppgifter är information som enskilt eller ihop med andra uppgifter kan användas för att identifiera, lokalisera eller kontakta en fysisk person som är i livet. Det kan handla om t.ex. namn, telefonnummer och e-postadress.
Behandling av personuppgifter innebär alla sätt som personuppgifterna hanteras, som t.ex. insamling, analysering och lagring.
Personuppgiftsansvarig är den organisation som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning.
3. Wellsteps två roller
Wellstep har två olika roller beroende på vilka uppgifter det handlar om. Det är viktigt att skilja på dem, eftersom det avgör vem du ska vända dig till med dina frågor.
Wellstep är personuppgiftsansvarig för uppgifter som samlas in i kontakten mellan Wellstep och våra kunder och intressenter. Det gäller till exempel besökare på vår webbplats, personer som gör en beställning eller begär en demo, kontaktpersoner och administratörer hos kund samt uppgifter kopplade till fakturering. Denna behandling beskrivs i punkt 4.
Wellstep är personuppgiftsbiträde för de uppgifter som behandlas inom tjänsten på uppdrag av vår kund, det vill säga din arbetsgivare eller organisation. Det gäller uppgifter om deltagare och användare, aktivitets- och hälsodata, enkätsvar och meddelanden. Här är det din arbetsgivare som är personuppgiftsansvarig och som har bestämt att tjänsten ska användas och i vilket syfte. Denna behandling beskrivs i punkt 5.
Deltar du i en tjänst via din arbetsgivare? Då är din arbetsgivare personuppgiftsansvarig. Frågor om varför en mätning eller utmaning genomförs, hur resultaten används och vem inom organisationen som har tillgång till dem ska ställas till din arbetsgivare. Wellstep behandlar uppgifterna enligt arbetsgivarens instruktioner och enligt gällande personuppgiftsbiträdesavtal. Du kan alltid kontakta oss på support@wellstep.se, men vissa förfrågningar behöver vi hänvisa vidare till din arbetsgivare.
4. När Wellstep är personuppgiftsansvarig
4.1 Beställning av tjänst
När en beställning görs via webbplatsen eller på annat sätt kan följande uppgifter lagras om den eller de kontaktpersoner som gjort beställningen:
- Namn
- E-postadress
- Telefonnummer
- Företagsnamn
- Leverans- och fakturaadress
Ändamål: Att hantera beställningen, sätta upp tjänsten, sköta fakturering och ha en fungerande kontakt under avtalstiden. Vid beställning av stegräknare lämnas namn, e-postadress och telefonnummer till fraktbolaget som sköter leveransen.
Laglig grund: Fullgörande av avtal, samt rättslig förpliktelse för uppgifter som behövs enligt bokföringslagen.
Lagringstid: 24 månader från senaste beställningsdatum. Underlag som omfattas av bokföringslagen sparas så länge lagen kräver.
4.2 Förfrågan om demo eller testkonto
Vid förfrågan om demo eller testkonto via formulär på webbplatsen, e-post eller telefon lagras:
- Namn
- Företagsnamn
- E-postadress
- Telefonnummer
Ändamål: Att ge tillgång till demomiljö eller testkonto, återkoppla kring de tjänster som efterfrågats och skicka information och erbjudanden om dem.
Laglig grund: Berättigat intresse av att kunna besvara förfrågningar och marknadsföra våra tjänster till den som visat intresse för dem. Du kan när som helst avregistrera dig från utskick.
Lagringstid: 12 månader.
4.3 Kontakt via e-post, formulär eller chatt
När du kontaktar oss lagras:
- Namn
- Kontaktuppgifter, till exempel e-postadress och telefonnummer
- Innehållet i din förfrågan
Ändamål: Att hantera och besvara din förfrågan.
Laglig grund: Berättigat intresse av att kunna kommunicera med den som kontaktar oss.
Lagringstid: 12 månader.
4.4 Besök på webbplatsen
När du besöker www.wellstep.se behandlas uppgifter via cookies och liknande tekniker, se punkt 6.
Laglig grund: Samtycke för icke nödvändiga cookies. Nödvändiga cookies behandlas med stöd av berättigat intresse.
4.5 Marknadsföring
Wellstep skickar information och erbjudanden till personer som varit i kontakt med oss via webbplatsen, beställt tjänster eller på annat sätt visat intresse för vårt erbjudande. Vi skickar inte marknadsföring till deltagare och slutanvändare i våra tjänster.
Laglig grund: Berättigat intresse. Varje utskick innehåller möjlighet att avregistrera sig.
5. När Wellstep är personuppgiftsbiträde
Wellstep behandlar följande uppgifter på uppdrag av kunden. Kunden är personuppgiftsansvarig och bestämmer ändamål och laglig grund. Behandlingen regleras i det personuppgiftsbiträdesavtal som utgör en del av avtalet mellan Wellstep och kunden.
5.1 Uppgifter om deltagare och användare
- Namn och e-postadress
- Telefonnummer, när tjänsten används för utskick via SMS
- Inloggningsuppgifter
- Eventuell lag-, avdelnings- eller segmentindelning
I tjänsten visas deltagares namn för andra deltagare, exempelvis i resultatlistor. Deltagare har möjlighet att dölja sig. E-postadress visas inte för andra deltagare, med undantag för administratörer hos kunden.
5.2 Aktivitets- och hälsodata
I hälsoutmaningar och i Wellstep365 behandlas:
- Steg och registrerade aktiviteter
- Övriga aktivitetsuppgifter som deltagaren själv registrerar i tjänsten
Uppgifterna kan registreras manuellt i appen eller hämtas automatiskt från en hälsotjänst på din enhet, som t.ex. Apple Health (HealthKit) på iOS eller Health Connect på Android.
Sådan hämtning sker endast om du själv aktiverar kopplingen och godkänner åtkomsten i din enhets inställningar. Wellstep hämtar enbart steg. Du kan när som helst återkalla åtkomsten i enhetens inställningar. Uppgifterna används endast inom tjänsten och lämnas aldrig vidare för marknadsföring eller till annonsnätverk.
Aktivitets- och hälsodata utgör uppgifter om hälsa. Behandlingen sker på uppdrag av din arbetsgivare, som ansvarar för att det finns en giltig grund för den. Deltagande i hälsoutmaningar är frivilligt.
5.3 Enkäter, pulsmätningar och meddelanden i Wellstep Engage
I Engage behandlas:
- Enkätsvar och resultat
- Meddelanden och kommentarer som skickas i tjänstens chatt- och dialogfunktioner
- Uppgift om vilka enkäter en användare tilldelats och besvarat
Pulsmätningar och eNPS är alltid anonyma. Svaren kan inte kopplas till en enskild medarbetare av arbetsgivaren. Resultat visas endast aggregerat, och först när det antal svar som krävs för ett segment har uppnåtts. Varken administratörer, chefer eller någon annan hos arbetsgivaren kan se hur en enskild person svarat – det går inte att välja bort eller kringgå.
Anpassade enkäter kan kunden själv välja att göra anonyma eller identifierbara, beroende på syftet med mätningen. Vilket som gäller framgår för dig innan du besvarar enkäten.
5.4 Utskick och notiser
Enkäter, inbjudningar och påminnelser distribueras via e-post, SMS eller push-notis till appen, beroende på kundens val och användarens inställningar. Användare kan justera sina kommunikationspreferenser i tjänsten.
5.5 Lagring och radering
Uppgifter inom tjänsten behandlas så länge kundens avtal med Wellstep löper.
För enskilda hälsoutmaningar raderas deltagaruppgifter senast 12 månader efter utmaningens slutdatum, om inte annat avtalats med kunden.
När ett kundavtal upphör raderas kundens data i enlighet med det som anges i de allmänna villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet, om inte annat överenskommits skriftligt eller längre lagring krävs enligt lag.
6. Cookies och webbanalys
Webbplatsen www.wellstep.se använder cookies och liknande tekniker, dels för att webbplatsen ska fungera, dels för att mäta och analysera hur den används.
När du besöker webbplatsen får du möjlighet att välja vilka kategorier av cookies du accepterar. Ditt val hanteras via vårt samtyckesverktyg och kan när som helst ändras via cookieinställningarna på webbplatsen. Nödvändiga cookies krävs för grundläggande funktion och kan inte väljas bort.
Inloggning i tjänsten, via webbläsare eller app, använder cookies och motsvarande tekniker som är nödvändiga för att hålla dig inloggad och för att tjänsten ska fungera.
7. Var lagras uppgifterna
Uppgifter som behandlas inom tjänsten lagras på servrar inom EU.
För vissa funktioner anlitas leverantörer som kan behandla uppgifter utanför EU/EES, exempelvis för distribution av push-notiser och för analys av webbplatsen. Vid sådan behandling säkerställer vi att det finns en giltig grund för överföringen enligt dataskyddsförordningen, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå.
8. Vilka kan ta del av uppgifterna
Wellstep säljer inte personuppgifter till tredje part.
Uppgifter kan lämnas ut till de leverantörer som anlitas för att tjänsten ska fungera. Det handlar bland annat om drift och lagring, utskick via e-post, SMS och push-notiser, support- och kundhanteringssystem, analys av webbplatsen, ekonomiadministration samt frakt vid leverans av stegräknare. Personuppgiftsbiträdesavtal har tecknats med dessa leverantörer i den mån det är tillämpligt, och kunder kan på begäran få en aktuell förteckning över de underbiträden som anlitas för behandling inom tjänsten.
9. Datasäkerhet
Wellstep har implementerat tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utformade för att skydda uppgifternas konfidentialitet och integritet. Åtgärderna inkluderar bland annat:
- Kryptering med Transport Layer Security (TLS) vid överföring mellan din webbläsare eller app och våra servrar
- Lagring på säkra servrar med begränsad och behovsstyrd åtkomst
- Tvåfaktorsautentisering för inloggning i vissa delar av tjänsteutbudet, däribland Wellstep Engage
- Löpande uppdatering och översyn av system och säkerhetsrutiner
10. Dina rättigheter
När vi behandlar dina personuppgifter har du följande rättigheter:
- Tillgång. Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och på vilket sätt.
- Rättelse. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
- Radering. Du har rätt att få dina uppgifter raderade, förutsatt att vi inte har rätt eller skyldighet att behålla dem på annan laglig grund. Observera att du inte kan delta i en hälsoutmaning eller använda tjänsten om dina uppgifter raderas.
- Begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen begränsas under vissa omständigheter, till exempel medan en fråga om uppgifternas riktighet utreds.
- Invändning. Du har rätt att invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse, och att när som helst invända mot direktmarknadsföring.
- Dataportabilitet. Du har rätt att få ut de uppgifter du lämnat till oss i ett strukturerat och maskinläsbart format, när behandlingen grundas på avtal eller samtycke.
- Återkalla samtycke. Om behandlingen grundas på ditt samtycke kan du när som helst återkalla det. Det påverkar inte behandling som skett dessförinnan.
Kontakta oss på support@wellstep.se om du vill utöva någon av dessa rättigheter.
11. Ändringar i denna policy
Wellstep kan komma att uppdatera denna policy. Den senaste versionen finns alltid publicerad på wellstep.se. Vid väsentliga ändringar informerar vi berörda kunder.
12. Dina rättigheter
När vi samlar in och behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Du har rätt att:
- Begära ett utdrag över de personuppgifter vi behandlar samt på vilket sätt de behandlas;
- Begära rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter;
- Begära att bli raderad. Detta kan dock endast genomföras förutsatt att Wellstep inte har rätt att behålla uppgifterna på någon annan laglig grund. Observera att du inte har möjlighet att deltaga i en tävling om du begär att vi raderar dina uppgifter.
- Begära att behandlingen under vissa omständigheter begränsas, t.ex. under tiden en fråga om huruvida uppgifter är korrekta eller inte utreds.
Hör av dig till support@wellstep.se om du önskar göra något av ovanstående.
12. Kontakt
Har du frågor om hur vi hanterar personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:
E-post: support@wellstep.se Adress: Wellstep AB, Göteborgsvägen 46, 431 37 Mölndal